1. Wanneer is dit van toepassing?
Deze informatie geldt wanneer u Lexaro via e-mail, telefoon of een huidig of toekomstig websiteformulier contacteert. De website biedt momenteel rechtstreeks e-mail- en telefooncontact; een later formulier zal dezelfde principes volgen.
2. Welke gegevens vragen we?
We streven naar minimale gegevensverwerking: bezorg alleen wat nodig is om uw eerste vraag te begrijpen.
- Uw naam, onderneming en professionele contactgegevens.
- Het onderwerp, de inhoud en het gewenste vervolg van uw vraag.
- Documenten of achtergrondinformatie die u vrijwillig toevoegt.
- Technische gegevens die nodig zijn voor levering, spambeperking en beveiliging.
3. Deel niet meteen alles
Verstuur via een eerste contact geen bijzondere persoonsgegevens, volledige personeelsdossiers, medische informatie, strafrechtelijke gegevens, bedrijfsgeheimen of omvangrijke vertrouwelijke contractdossiers. Beschrijf eerst in algemene termen wat u nodig hebt.
Lexaro laat weten via welk kanaal verdere informatie veilig kan worden gedeeld en of de vraag kan worden aangenomen.
Een verzonden bericht creëert geen opdracht en bevestigt niet dat een belangenconflictcontrole is voltooid.
4. Waarom verwerken we deze gegevens?
We gebruiken contactgegevens om uw bericht te ontvangen, te beveiligen, te beoordelen, te beantwoorden en eventueel een voorstel of opdracht voor te bereiden. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang in zakelijke communicatie of het nemen van voorcontractuele maatregelen op uw verzoek.
5. Concrete bewaartermijnen
Onbeantwoorde of niet-relevante vraag
Verwijdering zodra afhandeling en beveiligingscontrole zijn afgerond, doorgaans binnen 6 maanden.
Inhoudelijke vraag zonder opdracht
Maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, zodat een redelijk vervolg mogelijk blijft.
Vraag die een opdracht wordt
Overdracht naar het klant- of opdrachtdossier; bewaring volgens de opdracht, wettelijke verplichtingen en toepasselijke verjaringstermijnen.
Technische en beveiligingsgegevens
Doorgaans maximaal 30 dagen, behalve wanneer een concreet incident of wettelijke verplichting langere bewaring vereist.
6. Toegang en beveiliging
Alleen personen en dienstverleners die de vraag moeten behandelen of de gebruikte systemen moeten ondersteunen, krijgen toegang. Passende organisatorische en technische maatregelen beperken verlies, ongeoorloofde toegang en onbedoelde verspreiding.
7. Uw keuze en rechten
U kunt uw vraag altijd beperken, niet verderzetten of verzoeken om uw contactgegevens te verwijderen, voor zover geen wettelijke grond of noodzaak voor rechtsvorderingen verdere bewaring vereist. Voor alle privacyrechten en de klachtenprocedure geldt de privacyverklaring.