1. Wie is verantwoordelijk?
Lexaro BV, met ondernemingsnummer BE 0791.653.721 en maatschappelijke zetel te Westkerksestraat 122, 8460 Oudenburg, België, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.
Voor privacyvragen of de uitoefening van uw rechten kunt u mailen naar martijn@lexaro.net of schrijven naar het bovenstaande adres.
2. Welke gegevens verwerken we?
We verwerken alleen gegevens die relevant zijn voor de werking van de website, uw vraag of een mogelijke samenwerking.
- Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, onderneming, functie, e-mailadres en telefoonnummer.
- De inhoud en context van uw bericht, inclusief documenten die u zelf bezorgt.
- Professionele en contractuele informatie die nodig is om uw vraag te beoordelen of een opdracht voor te bereiden.
- Beperkte technische gegevens, zoals IP-adres, tijdstip, browserinformatie en beveiligingslogs, voor zover de hosting- of beveiligingsinfrastructuur die registreert.
Bezorg via een eerste websitebericht geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, gevoelige dossiers of vertrouwelijke documenten. Wacht op bevestiging van Lexaro en, waar relevant, een belangenconflictcontrole.
3. Doeleinden en rechtsgronden
Uw vraag beantwoorden
Gerechtvaardigd belang om zakelijke communicatie te voeren en, wanneer u om een aanbod of opdracht vraagt, stappen vóór een overeenkomst te nemen.
Een opdracht voorbereiden of uitvoeren
Noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst of voorcontractuele maatregelen op uw verzoek.
Website en systemen beveiligen
Gerechtvaardigd belang om fraude, misbruik, storingen en veiligheidsincidenten te voorkomen en te onderzoeken.
Wettelijke verplichtingen naleven
Naleving van toepasselijke boekhoudkundige, fiscale, gerechtelijke of andere wettelijke verplichtingen.
Niet-noodzakelijke cookies of communicatie
Uw toestemming, wanneer die wettelijk vereist is. U kunt die toestemming steeds intrekken voor de toekomst.
4. Wie kan gegevens ontvangen?
Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners voor hosting, e-mail, IT-beveiliging, administratie of professionele ondersteuning. Zij mogen gegevens uitsluitend verwerken volgens onze instructies en passende contractuele waarborgen.
Gegevens kunnen ook worden meegedeeld aan adviseurs, overheden, toezichthouders of gerechtelijke instanties wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is. Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken we een geldig doorgiftemechanisme en passende aanvullende waarborgen.
5. Hoe lang bewaren we gegevens?
We beoordelen bewaartermijnen periodiek en verwijderen of anonimiseren gegevens zodra het doel en de toepasselijke verplichtingen dit toelaten.
Contactvraag zonder opdracht
Maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een langere bewaring nodig is voor een lopend geschil of wettelijke verplichting.
Vraag die tot een opdracht leidt
De gegevens worden onderdeel van het klant- of opdrachtdossier en bewaard zolang nodig voor de opdracht, wettelijke verplichtingen en de verdediging van rechtsvorderingen.
Technische en beveiligingslogs
Doorgaans maximaal 30 dagen; langer alleen wanneer een concreet incident moet worden onderzocht of een wettelijke verplichting dit vereist.
6. Uw rechten
U kunt, afhankelijk van de voorwaarden van de AVG, vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking of overdracht van uw gegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken zonder dat dit de eerdere verwerking onrechtmatig maakt.
Stuur uw verzoek naar martijn@lexaro.net. We kunnen redelijke informatie vragen om uw identiteit te verifiëren en antwoorden in beginsel binnen één maand. U kunt ook klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be.
7. Beveiliging en wijzigingen
Lexaro neemt passende technische en organisatorische maatregelen die afgestemd zijn op de aard van de gegevens en de risico's. Geen enkel systeem is volledig vrij van risico; meld vermoedelijke incidenten daarom zo snel mogelijk.
Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de website, diensten of regelgeving wijzigen. De datum bovenaan toont de meest recente versie.